Chức năng, nhiệm vụ

Giới thiệu chung

Chức năng của Phòng Đào tạo Thường xuyên

1.      Phòng Đào tạo Thường xuyên có chức năng giúp Hiệu trưởng trong công tác quản lý và điều hành Hệ đào tạo không chính quy của Nhà trường bao gồm: Chương trình đào tạo, nội dung kế hoạch giảng dạy, học tập, thi tuyển.

2.      Tham mưu giúp Hiệu trưởng về phát triển đào tạo hệ thường xuyên bao gồm: Về mở rộng quy mô ngành nghề, cơ sở liên kết, số lượng sinh viên cho các hệ Vừa làm vừa học, Đào tạo liên thông, Hoàn chỉnh kiến thức, Văn bằng hai, Từ xa, Trung cấp.

3.      Làm đầu mối phối hợp với các Khoa chuyên môn, Phòng chức năng, các Cơ sở liên kết và thực hiện sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo Trường về: Thi tuyển sinh, tốt nghiệp, mở lớp, ngành; Quản lý, điều hành hệ thường xuyên, đảm bảo tiến độ, kế hoạch giảng dạy, học tập, thi hết môn, hết học kỳ và thi lại học kỳ, thanh kiểm tra về cơ sở vật chất đảm bảo điều kiện giảng dạy và học tập, chất lượng đào tạo, khen thưởng, kỷ luật…

4.      Đảm bảo thực hiện công tác đào tạo theo đúng các Quy chế, Quy định của Nhà trường, Bộ Giáo dục và Đào tạo và Pháp luật của Nhà nước.

5.      Quản lý ngành Luật hệ không chính quy.

Cơ cấu tổ chức của Phòng

1.      Lãnh đạo Phòng: 01 Trưởng phòng và 02 Phó Trưởng phòng.

2.      Bộ phận giáo vụ: Theo dõi và lập kế hoạch giảng dạy, quản lý chương trình đào tạo, thống kê thanh toán giờ giảng, coi chấm thi, sắp xếp thời khóa biểu.

3.      Bộ phận quản lý điểm: Nhập và kiểm tra điểm, danh sách thi tuyển sinh, tốt nghiệp, thi học kỳ và thi lại học kỳ; xét tốt nghiệp và ra quyết định tốt nghiệp, thông báo tuyển sinh, công văn, cấp giấy chứng nhận hoàn thành khóa học và chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, cấp bảng điểm sinh viên, quản lý mạng, đăng thông tin lên mạng trường, kiểm định chất lượng,…

4.      Bộ phận quản lý sinh viên: Theo dõi biến đông sinh viên, soạn thảo quyết định sinh viên chuyển lớp, chuyển đến, chuyển đi, chuyển ngành, bảo lưu kết quả học tập, các quyết định thành lập các hội đồng thi tuyển sinh và tốt nghiệp, quản lý đối chiếu văn bằng chứng chỉ, khen thưởng, kỷ luật.

5.      Bộ phận quản lý ngành Luật hệ không chính quy: Quản lý và lập chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, tổ chức thi, theo dõi tiến độ giảng dạy, tổ chức học và thi lại, lập thời khóa biểu, bảo lưu kết quả học tập, quản lý điểm, công tác tài chính: phụ cấp giảng xa, coi thi xa, phụ cấp mời cán bộ coi thi tại cơ sở liên kết đào tạo,… 

6.      Bộ phận học phí: Theo dõi việc thu học phí sinh viên, lập biên bản ghi nhớ, hợp đồng liên kết đào tạo.

Nhiệm vụ và quyền hạn

1.      Tổ chức quản lý điều hành công tác đào tạo:

a)      Căn cứ vào chương trình đào tạo của Khoa chuyên môn đã được Hiệu trưởng duyệt, Phòng Đào tạo Thường xuyên sẽ phối hợp với các đơn vị điều hành công tác giảng dạy, hỗ trợ mời giảng, giám sát theo dõi tiến độ giảng dạy, sắp xếp thời khóa biểu, lịch thi, …

b)     Quản lý chương trình đào tạo và kế hoạch giảng dạy.

c)     Theo doõi coâng taùc giaûng daïy cuûa giaûng vieân (thöïc hieän giôø giaûng, coâng taùc coi chaám thi, taùc phong nhaø giaùo,…) thông qua giấy báo giảng và giấy báo tổ chức thi.

d)     Quản lý điểm trong suốt quá trình đào tạo bao gồm bảng điểm gốc và file nhập điểm do caùc Khoa chuyeån veà - Laøm giaáy baùo nhaäp hoïc sinh vieân tröôùc moãi hoïc kyø.

e)     Phối hợp với các Khoa tổ chức thi học kỳ, thi lại học kỳ cho sinh viên.

f)      Phối hợp với các Khoa tổ chức việc học và thi lại với các lớp khóa sau trong học kỳ I, II và III cho sinh viên sau khi thi 3 lần không đạt.

2.      Công tác tuyển sinh:

a)      Căn cứ chỉ tiêu đào tạo của Bộ GD&ĐT giao cho Nhà trường hằng năm, Phòng Đào tạo Thường xuyên chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện tuyển sinh đúng với Quy chế, Quy định của Bộ.

b)     Làm đầu mối liên hệ với các Cơ sở liên kết để xây dựng kế hoạch tuyển sinh bao gồm: xác định chỉ tiêu, các văn bản pháp lý liên quan, ra thông báo tuyển sinh, keá hoaïch oân taäp khi cô s lieân keát hay hoïc vieân coù nhu caàu.

c)     Tổ chức tuyển sinh: Cử cán bộ làm Thường trực và thư ký Hội đồng tuyển sinh, thành lập Hội đồng tuyển sinh, các Ban tuyển sinh trình Hiệu trưởng duyệt.

d)     Phối hợp với Phòng Khảo thí – Kiểm định để nhận đề thi, giao nhận bài thi, kết quả điểm thi.

e)     Trình Hiệu trưởng duyệt kết quả thi tuyển sinh và giấy báo nhập học.

      3. Công tác quản lý sinh viên:

a)      Lập kế hoạch trình Hiệu trưởng duyệt công tác khai giảng lớp học theo đúng Quy chế của Bộ GD&ĐT.

b)     Theo dõi nề nếp lên lớp của giảng viên, sinh viên (sổ đầu bài, phiếu điều tra sinh viên, giấy báo giảng, giấy báo tổ chức thi,…)

c)     Phối  hợp Thanh tra, các Khoa, Phòng ban chức năng kiểm tra các Cơ sở liên kết đào tạo về cơ sở vật chất phục vụ giảng dạy, tình hình sinh viên, công tác quản lý, chất lượng đào tạo.

d)     Trình Ban Giám Hiệu ra Quyết định sinh viên chuyển đến, chuyển đi, chuyển hệ đào tạo, bảo lưu kết quả học tập, chuyển địa điểm đào tạo. Phoái hôïp caùc Phoøng/ Ban Khoa lieân quan ñeà xuaát khen thưởng – kỷ luật sinh viên…

e)     Lập báo cáo, thống kê sinh viên về địa điểm, số lượng, hệ và bậc ngành nghề đào tạo…

f)      Công tác quản lý sinh viên thực hiện theo Quy chế học sinh sinh viên số 42/2007/QĐ-BGDĐT ngày 13 tháng 8 năm 2007 của Bộ GD&ĐT.

      4. Công tác thi tốt nghiệp:

a)      Trước mỗi kỳ thi tốt nghiệp, Phòng Đào tạo Thường xuyên phối hợp với các Phòng, Khoa liên quan kiểm tra và lập danh sách sinh viên đủ điều kiện dự thi tốt nghiệp, trên cơ sở đó thành lập Hội đồng thi tốt nghiệp trình Hiệu trưởng. Quy trình tổ chức thi tốt nghiệp theo Quy chế của Bộ GD & ĐT.

b)     Xét tốt nghiệp sinh viên.

c)     Trưởng phòng Đào tạo Thường xuyên chòu traùch nhieäm kieåm tra ñoái chieáu vaên baèng vaøtaét để trình Hiệu trưởng ký bằng tốt nghiệp.

      5. Công tác tài chính:

a)      Giúp tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc đàm phán với Cơ sở liên kết về Quy định mức học phí, tỉ lệ thu và chi cho các hoạt động đào tạo.

b)     Kiểm tra các chế độ phụ cấp công tác phí đi giảng xa thuộc các ngành do các Khoa trực thuộc lập trình Ban Giám hiệu duyệt và chuyển về phòng Tài chính thanh toán.

c)     Lập các thủ tục thanh toán công tác phí giảng xa cho cán bộ thuộc trường đi giảng xa cho ngành Luật hệ vừa làm vừa học, thanh toán chế độ mời giảng đối với cán bộ ngoài trường, chế độ đi coi thi, mời cán bộ coi thi tại cơ sở liên kết đào tạo, phối hợp với Phòng Tài chính kiểm tra việc hoàn thành học phí trước khi cho sinh viên đăng ký học và thi lại.

d)     Theo dõi tiến độ thanh lý các hợp đồng đào tạo với Cơ sở liên kết đào tạo.

Trách nhiệm thi hành:

Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký, các quy định trước đây trái với văn bản này đều hủy bỏ.

Trưởng Phòng Đào tạo Thường xuyên, Trưởng các Phòng/ Ban và Khoa liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Các tin khác